Работай меньше успевай больше | Обзор книги | Личный блог Константина Балакина

Обзор книги по тайм-менеджменту — Работай меньше успевай больше, автором которой является Керри Глисон.
В данном видео я рассказываю свою рецензию на данную книгу по теме time management.
Книга написана в виде программы персональной эффективности. Т.е. автор изучил очень много источников по тайм-менеджменту и личной эффективности, что-то отбросил, а что-то «взял на вооружение» и, таким образом, получилась очень емкая программа персональной эффективности, в которой присутствуют только лучшие практики по тайм-менеджменту. Одна из главной идеи книги — сделай это сразу же!

Ссылка на покупку книги в бумажном варианте:

— Бумажный вариант книги

Краткий конспект книги:

Хинты:

На столе должно оставаться то, над чем вы работаете сейчас
Обычные инструменты (ручки, карандаши, степлеры, маркеры и т.д.) лучше хранить их в среднем ящике стола или в более мелких боковых ящиках, а не на рабочем столе
не начинайте день с просмотра электронной почты. Вместо этого займитесь самой важной задачи.
Не делайте исключений из правил! Важно их придерживаться. В этом и заключается искусство продуктивности.
Освойте искусство скорочтения. Это сэкономит вам массу времени
Для нового секретаря вслух проговаривайте все что вы делаете, чтобы она понимала как вы работаете.Пример важности планирования:
- В кинопроизводстве самый важный элемент планирования на этапе подготовки — раскадровка (детальные эскизы каждой сцены будущего фильма).
- Это очень важно распланировать все до мелочей, т.к. этап самих съемок фильма с актерами обходится неоправдано дорого, если люди на площадке не будут знать что и деть в каждый конкретный момент. Важно все распланировать на начальном этапе!
Планирование проектов. У каждой из ваших целей должен быть проект ее достижения. «Разкадровка», или план проекта, представляет собой совокупность четких мысленных образов всех тех действий, которые шаг за шагом будут приближать вас к цели.

Инструменты:

Сделай это сразу же!!!
Разгребите все свои завалы, чтобы освободиться от прошлого. Только тогда можно сконцентрироваться на будещем
Умейте сфокусировать внимание на единственной вещи или действии
Сделайте решительность одним из своих рабочих навыков
3 лотка для бумаг
- Входящие
- В работе
- Исходящие
Делайте резервные копии жесткого дистка
Ведите журнал учета времени!
не допускать задач, которые не представляют для вас особой ценности
Просматривайте эл почту 2-3 раза в день
Предусмотрите время для чтения!
Назначьте в своем расписании время для выполнения рутинной работы
Ставьте сроки своим задачам! (т.к. если срока не поставить, то не будет мотивации и скорее всего задача не будет выполнена)
Старайтесь эффективно выполнять свою работу и в отведенной для это время!
Разделяйте день на отрезки времени (оптимально 90 минут концентрированной работы)
Выделяйте время для телефонных звонков. (например с 9 до 9:30, с 11 до 12 и с 16 до 17)
Выделите время для обработки электронной почты (например, утром, перед обеденным перерывом и в конце рабочего дня)
Обрабатывайте служебные записки и бумажную корреспонденцию 1 раз в день и затрачивайте от 30 до 60 минут.
Выделяйте время для чтения (например, в обеденное время или после него)
Еженедельные встречи 1-1 с сотрудниками для того, чтобы не отвлекать их от работы по несрочным вопросам
Если есть секретарь, то ежедневно собирайтесь с нем на 15-минутное совещание.
Избегайте прерываний в работе. чтобы их избежать, надо пользоваться следующими инструментами
- Сделайте это сразу же!
- Сделайте это правильно сразу же!
- Правильно организуйте процесс коммуникации сразу же!
- Займите твердую позицию сразу же!
Уважайте время окружающих! (не отрывайте от работы по пустякам)
Расстановка приоритетов — управление задачами
- необходимо четко определить свои цели и сопоставить с ними свои задачи
- должны выяснить, соответствуют ли задачи этапам достижения ваших целей
- Если поручите дело другому человеку, не забудьте проконтролировать его
План работы на неделю
- один раз в неделю следует всю предстоящую работу
- Анализируйте записи за прошедшее время в ежедневнике и поймите, сколько времени уходит на выполнение незапланированных задач
  - обычно уходит от 25 до 50% незапланированной работы
- Планируйте неделю с учетом вашего свободного времени (вычитайте статистическое время незапланированных задач)
- Применяйте технику WRAP (Weekly Review and Action Plan) — Анализ и Планирование Работы на Неделю

Конспект:

автор основывается на идее, что люди склонны откладывать дела на потом, которые им не нравятся и не по душе
эффективность определяется умением делать больше, затрачивая меньше усилий
Уильям Джеймс (филосов XIX столетия): «На что человек направляет свои мысли, то с ним и происходит»
привычка откладывать дела на потом — одно из самых серьезных препятствий на пути к успеху
Основные главы книги:
- Организация рабочего процесса
- Привычки и рутинные практики
- Группирование однотипных задач
- Планирование
- Непрерывное совершенствование

2. Сделай это сразу же!!!

Делайте что-либо только один раз (не надо сначала прочитать для ознакомления, а потом опять читать, чтобы сделать. Нужно первый раз прочитать и решить что делать)
Разгребите все свои завалы, чтобы освободиться от прошлого. Только тогда можно сконцентрироваться на будещем
Умейте сфокусировать внимание на единственной вещи или действии.
Сделайте решительность одним из своих рабочих навыков
«Хороший план, энергично выполненный сегодня, лучше идеального плана, который будет выполнен на следующей неделе» — генерал Джордж Паттон
«Промедление с легким делом превращает его в трудное, промедление же с трудным делом превращает его в невозможное» — Джордж Хорас Лоример

3. Организуй это сразу же!

Беспорядок способен стать вашей «убийцей»
Источники беспорядка
- Бумага
- Электронная почта
- Ненужные вещи
Если какая-то вещь вам не нужна — избавьтесь от нее
Не нужно впадать в крайности (очень грязно «для вдохновения» или ВСЕ убрано «для порядка»)
- Если у вас есть разные безделушки, которые вас вдохновляют — непременно сохраните их
На столе должно оставаться то, над чем вы работаете сейчас
Организация бумажных документов
3 лотка для бумаг
- Входящие
- В работе
- Исходящие

Стандартные офисные принадлежности
- степлер, ручки, карандаши, скотч, стикеры, маркеры и т.д.
- Лучше хранить их в среднем ящике стола или в более мелких боковых ящиках, а не на рабочем столе
Рабочие материалы (недели) — для текущих проектов и рутинных обязанностей
- Справочная информация
  - телефоны, контакты, адреса, коды и т.д.
- Материалы, подлежащие обсуждению
- Рутинные обязанности
- Текущие проекты
- Календарная картотека
- Как организовать рабочие материалы
  - Составьте список самых общих обязанностей на работе и используйте их в качестве ключевых слов схемы
  - Затем подумайте над более мелкими обязанностями
Справочные материалы (месяцы)
- Составить список ключевых аспектов своей работы и сделать их головными папками
- система папок для справочных материалов может быть например, такая:
  - результаты исследований, необходимые для будущих проектов
  - материалы по выполненным проектам, к которым вы часто обращаетесь
  - информация о ресурсах
  - информация о сотрудниках
  - административные данные
  - информация о состоянии бюджеты
  - информация о счетах клиентов
Архивные материалы (годы)

Организация электронных документов
Делайте резервные копии!
Создать папку «Мои документы» и создать подпапки: 1Рабочие, 2Справочные, 3Архивные
- Внутри них подпапки, соответствующие вашим обязанностям
Для электронной почты такие же папки, соответствующие должностным обязанностям

4. Сделай это своей привычкой!

Ведите журнал учета времени
- Если хочешь взять время под контроль, то должен представлять на что его расходуешь!
- Программы
  - Time Tiger (www.timetiger.com)
  - Для русскоязычной аудитории советуют:
    - «Система учета времени»
    - Motivateclock
    - True Time Tracker
Не допускайте информационной перегрузки
- не допускать задач, которые не представляют для вас особой ценности
Группируйте однотипные задачи!
Просматривайте эл почту 2-3 раза в день
Предусмотрите время для чтения!
То, что можно сделать когда удобно, не будет сделано никогда (Шотландская пословица)
Назначьте в своем расписании время для выполнения рутинной работы (например, просмотреть личную эл почту и ответить на письма сразу же!)
Закон Паркинсона и распределение времени
- Закон Паркинсона: работа заполняет все отведенное для нее время
- Если поставить сроки задачи, то срорее всего выполните именно в срок или постараетесь сделать это.
- Если срока нет, то скорее всего вы ее не выполните!
- Не берите работу на дом и не читайте рабочую почту дома — у вас должна быть своя жизнь после офиса!
- Старайтесь эффективно выполнять свою работу и в отведенной для это время
Разделяйте день на отрезки времени (оптимально 90 минут концентрированной работы)
- некоторые, например, устраивают один день работы дома — это позволяет им сконцентрироваться на стратегическое планирование и поиск новых возможностей ведения бизнеса
Выделяйте время для телефонных звонков. (например с 9 до 9:30, с 11 до 12 и с 16 до 17)
- Если есть секретарь, поручите ему узнавать подробную информацию о звонке (кто звонил, для чего). Если срочный звонок, то конечно нужно связывать с вами
- Если нет секретаря, то поставьте голосовую почту, либо автоответчик:
  - Здравствуйте, это Константин. Сейчас я не могу ответить на ваш звонок. Если вы оставите подробное сообщение, я подготовлюсь к нашему разговору и перезвоню вам при первой же возможности. Как правило, я принимаю звонки с 11:30 до 12:00. Пожалуйста, сообщите мне, подходит ли вам это время. Если нет, уточните, когда я могу с вами связаться.
- Строго придерживайтесь правил!
Выделите время для обработки электронной почты (например, утром, перед обеденным перерывом и в конце рабочего дня)
- Сразу же обработайте письмо — переместите в другую папку или сделайте напоминание или задачу или делегируйте
Обрабатывайте служебные записки и бумажную корреспонденцию 1 раз в день и затрачивайте от 30 до 60 минут.
Не делайте исключений из правил! Важно их придерживаться. В этом и заключается искусство продуктивности.
Выделяйте время для чтения (например, в обеденное время или после него)
Делайте еженедельные встречи 1-1 с подчиненными
- Личные встречи — самый эффективный способ установления контакта.
- Заведите отдельную папку для каждого сотрудника и в течение недели помещайте туда материалы, которые вы хотели бы обсудить с ним
- Попросите сотрудников завести такую же папку для вас, чтобы они туда складывали материалы для встречи с вами
- Все это нужно для того, чтобы каждый раз не отвлекать сотрудников от работы
Если есть секретарь, то ежедневно собирайтесь с нем на 15-минутное совещание.
- Для нового секретаря вслух проговаривайте все что вы делаете, чтобы она понимала как вы работаете.
- Это позволит руководителю воспользоваться помощью секретаря в полной мере.
Цитата: «Время — это монета вашей жизни. У вас есть только эта монета, и только вы вправе определить, на что ее следует потратить. Остерегайтесь, чтобы ее не потратил за вас кто-нибудь другой.» Карл Сэндберг
Избегайте прерываний в работе. чтобы их избежать, надо пользоваться следующими инструментами:
- Сделайте это сразу же!
  - расчищайте завалы, не допускайте завалов
  - выполняйте работу в установленные сроки
- Сделайте это правильно сразу же!
  - выполняйте работу качественно, чтобы потом не пришло ее переделывать
  - правильно делегируйте! Давайте четкие и исчерпывающие инструкции, чтобы они реже обращали к вам
  - вы должны научить подчиненных выполнять рутинную и важную работу
- Правильно организуйте процесс коммуникации сразу же!
  - Оставляя кому-то сообщения, давайте исчерпывающую информацию, чтобы избежать повторных вопросов к вам
  - Требуйте, чтобы звонящие оставляли исчерпывающие сведения
- Займите твердую позицию сразу же!
  - Если вы заняты, объясните, что сейчас вы заняты. Спросите, удобно, если я подойду к вам через 30 минут?
  - Внесите свой вклад в формирование культуры, в которой не принято отрывать людей от работы
Уважайте время окружающих!
- Не отрывайте их от работы по всяким пустякам. Тем самым вы, как руководитель, показываете плохой пример. И они будут делать с другими так же.
Экспериментируйте с вышеизложенными техниками.
- не бойтесь ошибаться. Делайте много попыток.
- Но благодаря этому, это позволит вам поделить остаток дня на отрезки, во время которых вы сможете сконцентрироваться на более значимых аспектах своей работы

5. Запланируй это сразу же!

Цитата: «В психологии есть такой закон: если вы формируете в своем разуме мысленный образ того, каким вы хотели бы быть, и удерживаете его там достаточно долго, вскоре вы таким и станете.» Уильям Джеймс.
Цитата: «Самое важное, что нужно сделать вначале — составить план, а затем следовать ему шаг за шагом независимо от того, насколько незначительными вам могут показаться эти шаги» Чарльз Линдберг.

Цели планирования
- составить четкое представление о том, что вы должны делать каждый день и в долгосрочной перспективе.
- формирование четкого представления о том, что вам следует сделать
  - Если процесс планирования не позволяет получить отчетливую картину дальнейших действий, стало быть, в нем есть существенные недостатки
Проблема: многие люди не любят планировать из-за того, что они не связывают планирование с тем, что делают сами.
Пример важности планирования:
- В кинопроизводстве самый важный элемент планирования на этапе подготовки — раскадровка (детальные эскизы каждой сцены будущего фильма).
- Это очень важно распланировать все до мелочей, т.к. этап самих съемок фильма с актерами обходится неоправдано дорого, если люди на площадке не будут знать что и деть в каждый конкретный момент. Важно все распланировать на начальном этапе!
Процесс планирования состоит из трех элементов:
- определение приоритетности выполнения задач
- управление временем
- правильная организация рабочего процесса, которая обеспечит выполнение плана
Расстановка приоритетов — управление задачами
- необходимо четко определить свои цели и сопоставить с ними свои задачи
- должны выяснить, соответствуют ли задачи этапам достижения ваших целей
- Если поручите дело другому человеку, не забудьте проконтролировать его
Управление временем (тайм-менеджмент)
- Искусство оптимального использования времени. Включает в себя следующие элементы:
  - Рутинные операции (пакетные ежедневные задачи, планерки, проверка почты и т.д.)
  - Планирование рабочего графика на день
  - Поиск лучшего времени для творческой работы с учетом биоритмов
  - Выделение времени на краткосрочное и долгосрочное планирование
    - Краткосрочное (день) — несколько минут
    - Среднесрочное (Еженедельное и месячное) — около часа
    - Долгосрочное (год и больше) — несколько дней
  - Календарь (бумажный, электронный и т.д.)
  - Защита вашего времени!
- Цитата: «Если потратить половину времени на планирование, дело будет сделано в два раза быстрее«. Немецкая пословица.
Правильная организация рабочего процесса
- 6 общих категорий планирования
  - План работы на день
  - План работы на неделю
  - План реализации проекта
  - Стратегический план
  - Постановка целей
  - Определение ценностей
- План работы на день
  - рекомендуется составлять план на день на основании плана на неделю
- План работы на неделю
  - один раз в неделю следует всю предстоящую работу
  - Анализируйте записи за прошедшее время в ежедневнике и поймите, сколько времени уходит на выполнение незапланированных задач
    - обычно уходит от 25 до 50% незапланированной работы
  - Планируйте неделю с учетом вашего свободного времени (вычитайте статистическое время незапланированных задач)
  - Применяйте технику WRAP (Weekly Review and Action Plan) — Анализ и Планирование Работы на Неделю
  - Смысл:
    - позволяет составить общее представление о будущей работе,
    - помогает организовать рабочий процесс и подготовиться к новой трудовой неделе.
    - Оно организует вас и мобилизирует.
    - Планируя работу на следующую неделю, вы можете отстраниться, по-новому оценить ситуацию и перегруппироваться.
  - Цитата: «Просто удивительно, как много я могу сделать, если уделяю достаточно времени планированию, и совершенно непостижимо, как мало мне удается сделать без него. Я предпочитаю работать по очень напряженному графику четыре с половиной дня в неделю и добиться хотя бы чего-нибудь вместо того, чтобы работать все время и ничего не достичь.«. Фрэнк Бэттжер (один из величайших торговых агентов мира).
- План реализации проекта
  - Это процесс создания «раскадровок» для каждой цели
  - У каждой из ваших целей должен быть проект ее достижения. «Разкадровка», или план проекта, представляет собой совокупность четких мысленных образов всех тех действий, которые шаг за шагом будут приближать вас к цели.
- Стратегической планирование
  - Это инструмент, который необходимо использовать на всех уровнях иерархической структуры компании. Для каждой цели следует разработать стратегию ее достижения.
- Постановка целей
  - Стратегические планы разрабатываются на основании целей.
  - Конечные цели — это те, выполнение которых становится смыслом вашей жизни.
  - Определите функции, которые на вас возложены и установите цели по каждой из них. (Не забудьте согласовать их с теми, на кого и с кем работаете).
  - Цитата: «Самая большая опасность для каждого из нас — не в том, что цель слишком высока и мы не можем ее достич ее, а в том, что она слишком низка и мы достигаем ее.«. Микеланджело.
  - Личные цели
    - Личное счастье в значительной мере зависит от постановки личных целей и работы над их достижением
    - Жизнь важнее работы
    - Чтобы прояснить свои личные цели, почитайте книгу Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». У каждой из ваших ролей в жизни есть минимум одна цель.
      - Некоторые цели важнее других; одни касаются ближайшего будущего, тогда как другие — всей жизни.
    - Одно лишь определение своих целей — уже большое достижение!
- Определение ценностей
  - Во многих случаях компания формирует свои цели и принципы на одной странице в виде заявления о миссии и предлагает сотрудникам определить свои цели и задачи в соответствии с этой миссией.
  - Личные ценности
    - «Что действительно важно для меня?»
    - Когда вы поймете ваши ценности (те идеалы, которые вы цените превыше всего), вы сможете определить конечную цель, или миссию своей жизни.
    - Цитата: «Если то, что вы делаете, соответствует тому, во что вы верите, а то, во что вы верите — это величайшая из истин, вы достигните высшей степени персональной эффективности и испытываете высшую степень самоуважения.» Чарльз Хоббс (автор книги «Сила времени» (Time Power))
    - Постановка целей, основанных на ценностях, наполняет жизнь смыслом
    - Вся прелесть работы над достижением целей в том, что практически не имеет значения, достигните вы ее или нет — для того, чтобы быть счастливым, достаточно работать над тем, что имеет для вас значение.
    - Цитата: «Смысл жизни — осмысленная жизнь«. Роберт Бин.
Визаулизация: что видишь, то и получаешь
- Визуализировать — значит мысленно представлять себе момент пересечения финишной черты или идеально выполненный прыжок в воду
- «Все добившиеся высших результатов спортсмены, с которыми я беседовал, говорят о том, что используют ту или иную форму ментальной тренировки как во время подготовки к соревнованиям, так и непосредственно в их ходе.»
- Эффективность ваших действий зависит от того, насколько ясно вы представляете себе, что нужно сделать.
- Есть разница между мечтой и визуализацией. Визуализация — это мысленное представление того, что это у вас уже есть.
- В ходе визуализации вы рассматриваете свою цель под разными углами, что позволяет ставить о ней исчерпывающее представление и приступить к выполнению задач, которые приведут к ее достижению.
- Кайдзен — постоянно улучшайте, развивайте себя, свое рабочее место. Всегда ищите пути оптимизации.

⇨БЛОГ http://konstantinbalakin.com/
⇨Instagram https://www.instagram.com/konstantinbalakin/
⇨Я Вконтакте https://vk.com/balakin.konstantin
⇨Константин Балакин YouTube канал https://www.youtube.com/channel/UC9wHR96pS0hd7S40QbmE6lA
⇨Telegram канал https://telegram.me/kbalakin
⇨Google+ профиль https://plus.google.com/u/0/+KonstantinBalakin1