Работай меньше успевай больше | Обзор книги | Книга по тайм-менеджменту

Обзор книги по тайм-менеджменту — Работай меньше успевай больше, автором которой является Керри Глисон.
В данном видео я рассказываю свою рецензию на данную книгу по теме time management.
Книга написана в виде программы персональной эффективности. Т.е. автор изучил очень много источников по тайм-менеджменту и личной эффективности, что-то отбросил, а что-то «взял на вооружение» и, таким образом, получилась очень емкая программа персональной эффективности, в которой присутствуют только лучшие практики по тайм-менеджменту. Одна из главной идеи книги — сделай это сразу же!



Ссылка на покупку книги в бумажном варианте:

Работай меньше успевай больше — Бумажный вариант книги

 

Краткий конспект книги:

Хинты:
  • На столе должно оставаться то, над чем вы работаете сейчас
  • Обычные инструменты (ручки, карандаши, степлеры, маркеры и т.д.) лучше хранить их в среднем ящике стола или в более мелких боковых ящиках, а не на рабочем столе
  • не начинайте день с просмотра электронной почты. Вместо этого займитесь самой важной задачи.
  • Не делайте исключений из правил! Важно их придерживаться. В этом и заключается искусство продуктивности.
  • Освойте искусство скорочтения. Это сэкономит вам массу времени
  • Для нового секретаря вслух проговаривайте все что вы делаете, чтобы она понимала как вы работаете.Пример важности планирования:
    • В кинопроизводстве самый важный элемент планирования на этапе подготовки — раскадровка (детальные эскизы каждой сцены будущего фильма).
    • Это очень важно распланировать все до мелочей, т.к. этап самих съемок фильма с актерами обходится неоправдано дорого, если люди на площадке не будут знать что и деть в каждый конкретный момент. Важно все распланировать на начальном этапе!
  • Планирование проектов. У каждой из ваших целей должен быть проект ее достижения. «Разкадровка», или план проекта, представляет собой совокупность четких мысленных образов всех тех действий, которые шаг за шагом будут приближать вас к цели.
Инструменты:
  • Сделай это сразу же!!!
  • Разгребите все свои завалы, чтобы освободиться от прошлого. Только тогда можно сконцентрироваться на будещем
  • Умейте сфокусировать внимание на единственной вещи или действии
  • Сделайте решительность одним из своих рабочих навыков
  • 3 лотка для бумаг
    • Входящие
    • В работе
    • Исходящие
  • Делайте резервные копии жесткого дистка
  • Ведите журнал учета времени!
  • не допускать задач, которые не представляют для вас особой ценности
  • Просматривайте эл почту 2-3 раза в день
  • Предусмотрите время для чтения!
  • Назначьте в своем расписании время для выполнения рутинной работы
  • Ставьте сроки своим задачам! (т.к. если срока не поставить, то не будет мотивации и скорее всего задача не будет выполнена)
  • Старайтесь эффективно выполнять свою работу и в отведенной для это время!
  • Разделяйте день на отрезки времени (оптимально 90 минут концентрированной работы)
  • Выделяйте время для телефонных звонков. (например с 9 до 9:30, с 11 до 12 и с 16 до 17)
  • Выделите время для обработки электронной почты (например, утром, перед обеденным перерывом и в конце рабочего дня)
  • Обрабатывайте служебные записки и бумажную корреспонденцию 1 раз в день и затрачивайте от 30 до 60 минут.
  • Выделяйте время для чтения (например, в обеденное время или после него)
  • Еженедельные встречи 1-1 с сотрудниками для того, чтобы не отвлекать их от работы по несрочным вопросам
  • Если есть секретарь, то ежедневно собирайтесь с нем на 15-минутное совещание.
  • Избегайте прерываний в работе. чтобы их избежать, надо пользоваться следующими инструментами
    • Сделайте это сразу же!
    • Сделайте это правильно сразу же!
    • Правильно организуйте процесс коммуникации сразу же!
    • Займите твердую позицию сразу же!
  • Уважайте время окружающих! (не отрывайте от работы по пустякам)
  • Расстановка приоритетов — управление задачами
    • необходимо четко определить свои цели и сопоставить с ними свои задачи
    • должны выяснить, соответствуют ли задачи этапам достижения ваших целей
    • Если поручите дело другому человеку, не забудьте проконтролировать его
  • План работы на неделю
    • один раз в неделю следует всю предстоящую работу
    • Анализируйте записи за прошедшее время в ежедневнике и поймите, сколько времени уходит на выполнение незапланированных задач
      • обычно уходит от 25 до 50% незапланированной работы
    • Планируйте неделю с учетом вашего свободного времени (вычитайте статистическое время незапланированных задач)
    • Применяйте технику WRAP (Weekly Review and Action Plan) — Анализ и Планирование Работы на Неделю
Конспект:
  • автор основывается на идее, что люди склонны откладывать дела на потом, которые им не нравятся и не по душе
  • эффективность определяется умением делать больше, затрачивая меньше усилий
  • Уильям Джеймс (филосов XIX столетия): «На что человек направляет свои мысли, то с ним и происходит»
  • привычка откладывать дела на потом — одно из самых серьезных препятствий на пути к успеху
  • Основные главы книги:
    • Организация рабочего процесса
    • Привычки и рутинные практики
    • Группирование однотипных задач
    • Планирование
    • Непрерывное совершенствование
2. Сделай это сразу же!!!
  • Делайте что-либо только один раз (не надо сначала прочитать для ознакомления, а потом опять читать, чтобы сделать. Нужно первый раз прочитать и решить что делать)
  • Разгребите все свои завалы, чтобы освободиться от прошлого. Только тогда можно сконцентрироваться на будещем
  • Умейте сфокусировать внимание на единственной вещи или действии.
  • Сделайте решительность одним из своих рабочих навыков
  • «Хороший план, энергично выполненный сегодня, лучше идеального плана, который будет выполнен на следующей неделе» — генерал Джордж Паттон
  • «Промедление с легким делом превращает его в трудное, промедление же с трудным делом превращает его в невозможное» — Джордж Хорас Лоример
3. Организуй это сразу же!
  • Беспорядок способен стать вашей «убийцей»
  • Источники беспорядка
    • Бумага
    • Электронная почта
    • Ненужные вещи
  • Если какая-то вещь вам не нужна — избавьтесь от нее
  • Не нужно впадать в крайности (очень грязно «для вдохновения» или ВСЕ убрано «для порядка»)
    • Если у вас есть разные безделушки, которые вас вдохновляют — непременно сохраните их
  • На столе должно оставаться то, над чем вы работаете сейчас
  • Организация бумажных документов
  • 3 лотка для бумаг
    • Входящие
    • В работе
    • Исходящие
  • Стандартные офисные принадлежности
    • степлер, ручки, карандаши, скотч, стикеры, маркеры и т.д.
    • Лучше хранить их в среднем ящике стола или в более мелких боковых ящиках, а не на рабочем столе
  • Рабочие материалы (недели) — для текущих проектов и рутинных обязанностей
    • Справочная информация
      • телефоны, контакты, адреса, коды и т.д.
    • Материалы, подлежащие обсуждению
    • Рутинные обязанности
    • Текущие проекты
    • Календарная картотека
    • Как организовать рабочие материалы
      • Составьте список самых общих обязанностей на работе и используйте их в качестве ключевых слов схемы
      • Затем подумайте над более мелкими обязанностями
  • Справочные материалы (месяцы)
    • Составить список ключевых аспектов своей работы и сделать их головными папками
    • система папок для справочных материалов может быть например, такая:
      • результаты исследований, необходимые для будущих проектов
      • материалы по выполненным проектам, к которым вы часто обращаетесь
      • информация о ресурсах
      • информация о сотрудниках
      • административные данные
      • информация о состоянии бюджеты
      • информация о счетах клиентов
  • Архивные материалы (годы)
  • Организация электронных документов
  • Делайте резервные копии!
  • Создать папку «Мои документы» и создать подпапки: 1Рабочие, 2Справочные, 3Архивные
    • Внутри них подпапки, соответствующие вашим обязанностям
  • Для электронной почты такие же папки, соответствующие должностным обязанностям
4. Сделай это своей привычкой!
  • Ведите журнал учета времени
    • Если хочешь взять время под контроль, то должен представлять на что его расходуешь!
    • Программы
      • Time Tiger (www.timetiger.com)
      • Для русскоязычной аудитории советуют:
        • «Система учета времени»
        • Motivateclock
        • True Time Tracker
  • Не допускайте информационной перегрузки
    • не допускать задач, которые не представляют для вас особой ценности
  • Группируйте однотипные задачи!
  • Просматривайте эл почту 2-3 раза в день
  • Предусмотрите время для чтения!
  • То, что можно сделать когда удобно, не будет сделано никогда (Шотландская пословица)
  • Назначьте в своем расписании время для выполнения рутинной работы (например, просмотреть личную эл почту и ответить на письма сразу же!)
  • Закон Паркинсона и распределение времени
    • Закон Паркинсона: работа заполняет все отведенное для нее время
    • Если поставить сроки задачи, то срорее всего выполните именно в срок или постараетесь сделать это.
    • Если срока нет, то скорее всего вы ее не выполните!
    • Не берите работу на дом и не читайте рабочую почту дома — у вас должна быть своя жизнь после офиса!
    • Старайтесь эффективно выполнять свою работу и в отведенной для это время
  • Разделяйте день на отрезки времени (оптимально 90 минут концентрированной работы)
    • некоторые, например, устраивают один день работы дома — это позволяет им сконцентрироваться на стратегическое планирование и поиск новых возможностей ведения бизнеса
  • Выделяйте время для телефонных звонков. (например с 9 до 9:30, с 11 до 12 и с 16 до 17)
    • Если есть секретарь, поручите ему узнавать подробную информацию о звонке (кто звонил, для чего). Если срочный звонок, то конечно нужно связывать с вами
    • Если нет секретаря, то поставьте голосовую почту, либо автоответчик:
      • Здравствуйте, это Константин. Сейчас я не могу ответить на ваш звонок. Если вы оставите подробное сообщение, я подготовлюсь к нашему разговору и перезвоню вам при первой же возможности. Как правило, я принимаю звонки с 11:30 до 12:00. Пожалуйста, сообщите мне, подходит ли вам это время. Если нет, уточните, когда я могу с вами связаться.
    • Строго придерживайтесь правил!
  • Выделите время для обработки электронной почты (например, утром, перед обеденным перерывом и в конце рабочего дня)
    • Сразу же обработайте письмо — переместите в другую папку или сделайте напоминание или задачу или делегируйте
  • Обрабатывайте служебные записки и бумажную корреспонденцию 1 раз в день и затрачивайте от 30 до 60 минут.
  • Не делайте исключений из правил! Важно их придерживаться. В этом и заключается искусство продуктивности.
  • Выделяйте время для чтения (например, в обеденное время или после него)
  • Делайте еженедельные встречи 1-1 с подчиненными
    • Личные встречи — самый эффективный способ установления контакта.
    • Заведите отдельную папку для каждого сотрудника и в течение недели помещайте туда материалы, которые вы хотели бы обсудить с ним
    • Попросите сотрудников завести такую же папку для вас, чтобы они туда складывали материалы для встречи с вами
    • Все это нужно для того, чтобы каждый раз не отвлекать сотрудников от работы
  • Если есть секретарь, то ежедневно собирайтесь с нем на 15-минутное совещание.
    • Для нового секретаря вслух проговаривайте все что вы делаете, чтобы она понимала как вы работаете.
    • Это позволит руководителю воспользоваться помощью секретаря в полной мере.
  • Цитата: «Время — это монета вашей жизни. У вас есть только эта монета, и только вы вправе определить, на что ее следует потратить. Остерегайтесь, чтобы ее не потратил за вас кто-нибудь другой.» Карл Сэндберг
  • Избегайте прерываний в работе. чтобы их избежать, надо пользоваться следующими инструментами:
    • Сделайте это сразу же!
      • расчищайте завалы, не допускайте завалов
      • выполняйте работу в установленные сроки
    • Сделайте это правильно сразу же!
      • выполняйте работу качественно, чтобы потом не пришло ее переделывать
      • правильно делегируйте! Давайте четкие и исчерпывающие инструкции, чтобы они реже обращали к вам
      • вы должны научить подчиненных выполнять рутинную и важную работу
    • Правильно организуйте процесс коммуникации сразу же!
      • Оставляя кому-то сообщения, давайте исчерпывающую информацию, чтобы избежать повторных вопросов к вам
      • Требуйте, чтобы звонящие оставляли исчерпывающие сведения
    • Займите твердую позицию сразу же!
      • Если вы заняты, объясните, что сейчас вы заняты. Спросите, удобно, если я подойду к вам через 30 минут?
      • Внесите свой вклад в формирование культуры, в которой не принято отрывать людей от работы
  • Уважайте время окружающих!
    • Не отрывайте их от работы по всяким пустякам. Тем самым вы, как руководитель, показываете плохой пример. И они будут делать с другими так же.
  • Экспериментируйте с вышеизложенными техниками.
    • не бойтесь ошибаться. Делайте много попыток.
    • Но благодаря этому, это позволит вам поделить остаток дня на отрезки, во время которых вы сможете сконцентрироваться на более значимых аспектах своей работы
5. Запланируй это сразу же!
  • Цитата: «В психологии есть такой закон: если вы формируете в своем разуме мысленный образ того, каким вы хотели бы быть, и удерживаете его там достаточно долго, вскоре вы таким и станете.» Уильям Джеймс.
  • Цитата: «Самое важное, что нужно сделать вначале — составить план, а затем следовать ему шаг за шагом независимо от того, насколько незначительными вам могут показаться эти шаги» Чарльз Линдберг.
  • Цели планирования
    • составить четкое представление о том, что вы должны делать каждый день и в долгосрочной перспективе.
    • формирование четкого представления о том, что вам следует сделать
      • Если процесс планирования не позволяет получить отчетливую картину дальнейших действий, стало быть, в нем есть существенные недостатки
  • Проблема: многие люди не любят планировать из-за того, что они не связывают планирование с тем, что делают сами.
  • Пример важности планирования:
    • В кинопроизводстве самый важный элемент планирования на этапе подготовки — раскадровка (детальные эскизы каждой сцены будущего фильма).
    • Это очень важно распланировать все до мелочей, т.к. этап самих съемок фильма с актерами обходится неоправдано дорого, если люди на площадке не будут знать что и деть в каждый конкретный момент. Важно все распланировать на начальном этапе!
  • Процесс планирования состоит из трех элементов:
    • определение приоритетности выполнения задач
    • управление временем
    • правильная организация рабочего процесса, которая обеспечит выполнение плана
  • Расстановка приоритетов — управление задачами
    • необходимо четко определить свои цели и сопоставить с ними свои задачи
    • должны выяснить, соответствуют ли задачи этапам достижения ваших целей
    • Если поручите дело другому человеку, не забудьте проконтролировать его
  • Управление временем (тайм-менеджмент)
    • Искусство оптимального использования времени. Включает в себя следующие элементы:
      • Рутинные операции (пакетные ежедневные задачи, планерки, проверка почты и т.д.)
      • Планирование рабочего графика на день
      • Поиск лучшего времени для творческой работы с учетом биоритмов
      • Выделение времени на краткосрочное и долгосрочное планирование
        • Краткосрочное (день) — несколько минут
        • Среднесрочное (Еженедельное и месячное) — около часа
        • Долгосрочное (год и больше) — несколько дней
      • Календарь (бумажный, электронный и т.д.)
      • Защита вашего времени!
    • Цитата: «Если потратить половину времени на планирование, дело будет сделано в два раза быстрее«. Немецкая пословица.
  • Правильная организация рабочего процесса
    • 6 общих категорий планирования
      • План работы на день
      • План работы на неделю
      • План реализации проекта
      • Стратегический план
      • Постановка целей
      • Определение ценностей
    • План работы на день
      • рекомендуется составлять план на день на основании плана на неделю
    • План работы на неделю
      • один раз в неделю следует всю предстоящую работу
      • Анализируйте записи за прошедшее время в ежедневнике и поймите, сколько времени уходит на выполнение незапланированных задач
        • обычно уходит от 25 до 50% незапланированной работы
      • Планируйте неделю с учетом вашего свободного времени (вычитайте статистическое время незапланированных задач)
      • Применяйте технику WRAP (Weekly Review and Action Plan) — Анализ и Планирование Работы на Неделю
      • Смысл:
        • позволяет составить общее представление о будущей работе,
        • помогает организовать рабочий процесс и подготовиться к новой трудовой неделе.
        • Оно организует вас и мобилизирует.
        • Планируя работу на следующую неделю, вы можете отстраниться, по-новому оценить ситуацию и перегруппироваться.
      • Цитата: «Просто удивительно, как много я могу сделать, если уделяю достаточно времени планированию, и совершенно непостижимо, как мало мне удается сделать без него. Я предпочитаю работать по очень напряженному графику четыре с половиной дня в неделю и добиться хотя бы чего-нибудь вместо того, чтобы работать все время и ничего не достичь.«. Фрэнк Бэттжер (один из величайших торговых агентов мира).
    • План реализации проекта
      • Это процесс создания «раскадровок» для каждой цели
      • У каждой из ваших целей должен быть проект ее достижения. «Разкадровка», или план проекта, представляет собой совокупность четких мысленных образов всех тех действий, которые шаг за шагом будут приближать вас к цели.
    • Стратегической планирование
      • Это инструмент, который необходимо использовать на всех уровнях иерархической структуры компании. Для каждой цели следует разработать стратегию ее достижения.
    • Постановка целей
      • Стратегические планы разрабатываются на основании целей.
      • Конечные цели — это те, выполнение которых становится смыслом вашей жизни.
      • Определите функции, которые на вас возложены и установите цели по каждой из них. (Не забудьте согласовать их с теми, на кого и с кем работаете).
      • Цитата: «Самая большая опасность для каждого из нас — не в том, что цель слишком высока и мы не можем ее достич ее, а в том, что она слишком низка и мы достигаем ее.«. Микеланджело.
      • Личные цели
        • Личное счастье в значительной мере зависит от постановки личных целей и работы над их достижением
        • Жизнь важнее работы
        • Чтобы прояснить свои личные цели, почитайте книгу Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». У каждой из ваших ролей в жизни есть минимум одна цель.
          • Некоторые цели важнее других; одни касаются ближайшего будущего, тогда как другие — всей жизни.
        • Одно лишь определение своих целей — уже большое достижение!
    • Определение ценностей
      • Во многих случаях компания формирует свои цели и принципы на одной странице в виде заявления о миссии и предлагает сотрудникам определить свои цели и задачи в соответствии с этой миссией.
      • Личные ценности
        • «Что действительно важно для меня?»
        • Когда вы поймете ваши ценности (те идеалы, которые вы цените превыше всего), вы сможете определить конечную цель, или миссию своей жизни.
        • Цитата: «Если то, что вы делаете, соответствует тому, во что вы верите, а то, во что вы верите — это величайшая из истин, вы достигните высшей степени персональной эффективности и испытываете высшую степень самоуважения.» Чарльз Хоббс (автор книги «Сила времени» (Time Power))
        • Постановка целей, основанных на ценностях, наполняет жизнь смыслом
        • Вся прелесть работы над достижением целей в том, что практически не имеет значения, достигните вы ее или нет — для того, чтобы быть счастливым, достаточно работать над тем, что имеет для вас значение.
        • Цитата: «Смысл жизни — осмысленная жизнь«. Роберт Бин.
  • Визаулизация: что видишь, то и получаешь
    • Визуализировать — значит мысленно представлять себе момент пересечения финишной черты или идеально выполненный прыжок в воду
    • «Все добившиеся высших результатов спортсмены, с которыми я беседовал, говорят о том, что используют ту или иную форму ментальной тренировки как во время подготовки к соревнованиям, так и непосредственно в их ходе.»
    • Эффективность ваших действий зависит от того, насколько ясно вы представляете себе, что нужно сделать.
    • Есть разница между мечтой и визуализацией. Визуализация — это мысленное представление того, что это у вас уже есть.
    • В ходе визуализации вы рассматриваете свою цель под разными углами, что позволяет ставить о ней исчерпывающее представление и приступить к выполнению задач, которые приведут к ее достижению.
    • Кайдзен — постоянно улучшайте, развивайте себя, свое рабочее место. Всегда ищите пути оптимизации.

 

⇨БЛОГ http://konstantinbalakin.com/
⇨Instagram https://www.instagram.com/konstantinbalakin/
⇨Я Вконтакте https://vk.com/balakin.konstantin
⇨Константин Балакин YouTube канал https://www.youtube.com/channel/UC9wHR96pS0hd7S40QbmE6lA
⇨Telegram канал https://telegram.me/kbalakin
⇨Google+ профиль https://plus.google.com/u/0/+KonstantinBalakin1

 

Ирина
2016-12-24 11:23:07
Очень интересное видео , советую посмотреть, узнайте больше о тайи-менеджменте!!!