Как планировать свой день | Топ 5 советов по планированию дня

Как планировать свой день? Как планировать свое время правильно?

Полный текст видео:

Всем привет, с Вами снова Константин Балакин. В сегодняшнем выпуске я расскажу Вам про 5 самых важных советов, которые я выделил для планирования своего дня или своей недели. Итак, если Вам интересна тема планирования, управления своим временем, то обязательно оставайтесь с нами и поехали.

Друзья, прежде чем мы перейдём к советам, я хочу акцентировать внимание на том, что без плана мы как будто бы стреляем из пушки по воробьям, или мы как будто бы с закрытыми глазами ходим по комнате и пытаемся чего-то сделать. Те действия, которые мы можем выполнять, на самом деле могут быть не тем, что для нас действительно важно. Мы можем потратить на какую-то задачу гораздо больше времени, чем если бы мы её запланировали. Итак, я рассказал о том, что планирование для нас очень важно, без плана мы никуда деться не сможем.

Теперь давайте я расскажу Вам про 5 советов, которые я выделил для себя и использую их повседневно при планировании своего дня или своей недели.

Итак, первый совет — обязательно пишите конкретные формулировки задач, которые Вы ставите перед собой, а не общие какие-то слова. Например, Вы можете написать такую общую задачу, как «пообщаться с поставщиками», но на самом деле по результатам дня, когда Вы будете анализировать свою работу, непонятно, что является критерием достижения данной задачи. Возможно, Вы позвонили поставщикам и даже с ними пообщались, узнали, как у них дела, а на самом деле Вы планировали обзвонить поставщиков, договориться с ними о каких-то важных условиях для выполнения и для улучшения своего бизнеса. Лучше, чтобы эта задача звучала, например, так: «найти, как минимум, 3-х поставщиков и договориться с ними об условиях».

Второй важный совет по планированию звучит так: «группируйте свои однотипные задачи». Наверное, Вы замечали, что на протяжении всего дня Вы выполняете однотипные задачи. Например, постоянно проверяете почту, отвечаете на какие-то звонки, делаете исходящие звонки и т.п. Такие задачи можно объединять вместе и выполнять в определённые промежутки времени. Например, утром — в 10 часов утра, в обед — в час дня и вечером — в 4 часа вечера. Тем самым, делая задачи одновременно и за раз, Вы экономите огромное количество времени в сравнении с тем, если бы Вы отвлекались от своих задач и постоянно проверяли бы свою почту или совершали какие-то звонки на протяжении дня. Тем самым, группируя однотипные задачи, Вы экономите огромное количество времени в сравнении с тем, если бы Вы постоянно проверяли почту на протяжении всего дня, или делая звонки, отрываясь от каких-то важных дел.

Давайте перейдём к следующему совету (третий). Он связан с тем, что с утра мы чувствуем намного больше энергии, чем вечером. Это и понятно — с утра мы ещё чувствуем себя хорошо, не обременены какими-то задачами, которые наваливаются на нас в течение всего дня, и чувствуем прилив энергии, которую нам нужно направить на выполнение самых важных для этого дня задач. Те задачи, которые требуют от нас наибольшей концентрации, творческой энергии, мы должны запланировать на первую половину дня, тем самым с большей вероятностью мы выполним эти трудные задачи.

Следующий четвёртый совет звучит так: «планируйте свой день и свои задачи с учётом своих биоритмов». Как Вы знаете, все мы люди индивидуальные. Кто-то чувствует, например, прилив энергии утром, кто-то чувствует прилив энергии после обеда, а кто-то чувствует прилив энергии даже ночью. Поэтому, учитывая свои особенности, Вам нужно планировать задачи (творческие задачи), которые требуют какого-то вдохновения, которые требуют определённых творческих усилий, планировать в ваши промежутки времени, которые наиболее благоприятны для этого.

И последний пятый финальный совет относится к планированию отвлечений или резерва своего времени. Не надо строить идеальные планы, потому что, как Вы знаете, какой бы идеальный план Вы не построили, обязательно в него встроятся прерыватели или незапланированные задачи, которые отвлекут и сдвинут все ваши запланированные задачи немножечко в другое время. Соответственно, учёные доказали, и по статистике в среднем доказано, что примерно 30% своего времени нужно оставлять на незапланированные задачи. Что это значит? Да всё очень просто — примерно 2-3 часа своего рабочего времени Вы должны оставлять в виде «пустого окна», которые обязательно заполнятся незапланированными задачами. Либо Вам позвонит супруга и спросит, отвлечёт по какому-то важному вопросу, или коллега оторвёт. Или Вы будете выполнять уже какие-то задачи, которые Вы запланировали, но просто большее количество времени. Если бы Вы не планировали этого «окна», то по факту по истечении дня Вы чувствовали бы неудовлетворение из-за того, что не успели выполнить все запланированные задачи, потому что Вы построили план слишком идеальным.

Итак, это были 5 советов, которые я рекомендую использовать при планировании своего дня. Давайте подытожим:

1. Обязательно ставьте конкретные формулировки своих задач;

2. Группируйте однотипные задачи (на примере почты или каких-то телефонных звонков);

3. Важные, сложные и творческие дела планируйте на первую половину дня, когда у вас ещё очень много энергии и сил для выполнения этих дел;

4. Планируйте свои задачи с учётом своих биоритмов, индивидуальных особенностей, когда Вы чувствуете прилив энергии, в какие промежутки времени это происходит;

5. Обязательно планируйте резервы. Примерно 30% своего времени, чтобы потом не жалеть и не быть неудовлетворённым, если Вы не успеете выполнить все свои дела.